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Termine mit iClosed buchen

Verbinde dein iClosed-Konto, damit der Agent im Gespräch freie Termine ansagt und direkt in iClosed bucht. Die Einrichtung dauert wenige Minuten und läuft in derselben Reihenfolge wie bei Calendly und YouCanBookMe.

Voraussetzungen​

  • Ein iClosed-API-Token. Es beginnt mit iclosed_ und findet sich in den Entwickler-/API-Einstellungen deines iClosed-Kontos.
  • Ein iClosed-Event ohne Pflicht-Zusatzfragen. Fragen, die iClosed als Pflicht markiert, kann der Agent nicht ausfüllen – die Buchung würde abgewiesen. Ein Event, das nur Name, E-Mail und Telefon abfragt, funktioniert ohne weitere Einrichtung.

1. iClosed verbinden​

  1. Öffne Integrationen und wähle die Kachel iClosed.
  2. Füge dein API-Token (iclosed_…) ein und bestätige mit Verbunden.

Zyles prüft das Token sofort gegen iClosed. Wird es abgelehnt, bleibt die Integration nicht als verbunden gespeichert – ein falsches oder abgelaufenes Token fällt also schon hier auf, nicht erst im Anruf.

  1. Öffne in iClosed das Event, das gebucht werden soll.
  2. Kopiere den Buchungslink.

Zyles braucht nur den Teil nach der Domain – das Muster <konto>/<event>, zum Beispiel mein-konto/erstgespraech. Die vollständige URL wird akzeptiert und automatisch auf diesen Teil gekürzt.

3. Agent für die Buchung einrichten​

  1. Öffne den KI-Agent, der buchen soll.
  2. Schalte Terminbuchung ein.
  3. Wähle als Anbieter iClosed.
  4. Wähle die zuvor verbundene Integration.
  5. Trage den Event-Link aus Schritt 2 ein.
  6. Vergib einen Kalendernamen. Diesen Namen nennt der Agent im Gespräch.

Du kannst mehrere Kalender an einem Agenten hinterlegen. Die Namen müssen sich unterscheiden – nennt ein Anrufer einen Kalendernamen, gewinnt der erste Treffer.

hinweis

Technische Details zum configuration-Objekt (tools.calendly, das Feld provider usw.) stehen unter Terminbuchung konfigurieren in der Agenten-Referenz. Für die Einrichtung über die App reichen die Schritte oben.

4. Testen​

Prüfe die Buchung, bevor du den Agenten auf echte Anrufe loslässt:

  • Im Browser testen – auf der Agenten-Seite sprechen, kostet keine Minuten.
  • Oder ein Testanruf auf deine eigene Nummer.

Lösche die Testbuchung danach direkt in iClosed. Eine Stornierung über die API ist nicht möglich, der Testtermin verschwindet also nicht von selbst.

Was im Anruf passiert​

  • Der Agent fragt die freien Slots der nächsten 7 Tage ab (deutsche Zeit) und sagt sie an: „Bei <Kalender> sind folgende Termine frei: …"
  • Er bucht mit Name, E-Mail und Telefonnummer. iClosed verlangt mindestens E-Mail oder Telefon.
  • Erfolgssatz: „Perfekt, ich habe den Termin am … für Sie gebucht. Sie erhalten in Kürze eine Bestätigung per E-Mail." Die Bestätigungsmail kommt von iClosed.
  • In Zyles wird der Lead anschließend als „Termin gebucht" markiert.
  • Ist der Slot inzwischen weg oder kein Closer frei, bietet der Agent einen anderen Termin an.
  • Ist iClosed nicht erreichbar, sagt der Agent, dass er den Termin nicht bestätigen kann, und bucht nichts.

Tipps für den Prompt​

  • Nenne das Ziel des Gesprächs (Termin vereinbaren).
  • Lass E-Mail und Telefon vor der Buchung bestätigen.
  • Lass nur Kalendertermine nennen, keine frei erfundenen.
  • Verwende {{today}} als Bezugspunkt für Datumsangaben.
  • Lass nach der Buchung Datum und Uhrzeit wiederholen.
  • Schreibe keine Links oder Token in den Prompt – die stehen in der Buchungseinrichtung.

Grenzen & FAQ​

  • Keine Stornierung oder Verschiebung über die API. Das hängt am iClosed-Tarif; Änderungen am Termin macht der Kunde direkt in iClosed.
  • Zusatzfragen werden nicht ausgefüllt. Pflicht-Zusatzfragen blockieren die Buchung – verwende ein Event ohne solche Fragen.
  • Zeitzone. Fehlt im Event eine Zeitzone, gelten die Slot-Zeiten als Europe/Berlin.
  • Rate-Limit: 20 Anfragen pro 10 Sekunden.
  • „Keine freien Termine" → der Kalender ist voll oder der Event-Link stimmt nicht.
  • „Agent nennt Termine, bucht aber nicht" → es fehlt die E-Mail-Adresse.